Digitaler Service, der Zeit spart: Kunigundengemeinde Kaufungen startet mit tevis21 Onlineterminvergaben im Bürgerservice
Vom heimischen Sofa aus den Behördentermin planen und vor Ort keine langen Wartezeiten mehr in Kauf nehmen müssen? Das wird in Kaufungen nun Realität. Mit der Einführung des digitalen Terminverwaltungsprogramms tevis21 macht die Kunigundengemeinde nun einen weiteren Schritt in Richtung moderner, serviceorientierter Verwaltung.
Mit tevis21 können Termine ab sofort bequem und flexibel online über die Homepage www.kaufungen.eu gebucht werden – rund um die Uhr und unabhängig von Öffnungszeiten. Das System berücksichtigt automatisch alle relevanten Faktoren wie den benötigten Zeitumfang, die Anzahl der Personen sowie die verfügbaren Zeitfenster. So wird eine passgenaue Terminvergabe ermöglicht, die sowohl Bürgerinnen und Bürgern als auch den Mitarbeitenden im Bürgerservice zugutekommt. Gleichzeitig steuert tevis21 künftig den gesamten Publikumsverkehr im Bürgerservice in Ober- und Niederkaufungen. Ziel ist es, Wartezeiten zu vermeiden oder deutlich zu verkürzen und Abläufe effizienter zu gestalten. „Nach dem geplanten Umbau des Erdgeschosses im Rathaus wird der neue Wartebereich zusätzlich mit einem Bildschirm ausgestattet, über den Besucherinnen und Besucher anhand ihrer Aufrufnummer informiert werden, wann sie an der Reihe sind“, informiert der Leiter des Fachbereiches 1 Hauptverwaltung/Zentrale Dienste, Dennis Möller.
Trotz der digitalen Neuerung bleibt der Bürgerservice weiterhin für alle zugänglich. Für Bürgerinnen und Bürger, die das Online-Angebot nicht nutzen möchten oder können – etwa ältere Menschen oder Personen ohne Internetzugang – werden auch künftig offene Sprechstunden angeboten. In diesen Zeiten ist der Besuch des Bürgerservice weiterhin ohne vorherige Terminvereinbarung möglich. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, über die Zentrale einen Termin im System tevis21 reservieren zu lassen, da auch die Mitarbeitenden der Zentrale Zugriff auf das Programm und die Kalenderfunktion erhalten.
„Mit tevis21 machen wir in puncto Serviceorientierung und Nutzerfreundlichkeit einen großen Schritt nach vorn“, erklärt Dennis Möller weiter. „Das Leitsystem ermöglicht es, das Besucheraufkommen durch ein ökonomisches Zeitmanagement zu steuern, Online-Termine sinnvoll zu verteilen, Arbeitsabläufe zu verbessern und die vorhandenen Personalkapazitäten optimal einzusetzen.“ Mit der Einführung von tevis21 verfolge die Kunigundengemeinde das Ziel, die Bürgerorientierung und -zufriedenheit weiter zu steigern und zentrale Verwaltungsleistungen verständlicher, transparenter und servicefreundlicher zu gestalten.